Det kan på det kraftigste anbefales at lave nogle faste og rigtige rutiner.
Det kan være, der er noget specielt, som gør sig gældende for dig – men højst sandsynligt kan du direkte kopiere to af disse rutiner:
Morgenrutine
Jeg møder altid senest en halv time før jeg har et møde eller en aftale, så jeg kan lave en:
- Gennemgang af e-mail. Alt der kan slettes, arkiveres eller besvares/ordnes meget hurtigt, bliver gjort med det samme. De resterende e-mails bliver sat i kalenderen og overført til ”I Gang”.
- Gennemgang af telefonsvarer og sms. Alt hvad der er indkommet bliver nu besvaret/ordnet og beskederne slettes.
- Gennemgang af Facebook, Linked In og lignende. Jeg har ikke mine sociale platforme indstillet til at sende mig beskeder når der sker et eller andet, for så bliver jeg forstyrret i mine arbejdsopgaver. Til gengæld er Facebook ikke kun til venskaber for mig. Det er et rigtig godt middel til at kontakte forretningsforbindelser – eller andre som jeg ikke har e-mail eller telefonnummer på, så derfor skal jeg selvfølgelig også kontrollere om de svarer. Der er INTET på den slags platforme, der er så vigtigt, at det ikke kan vente 24 timer – så jeg kontrollerer én gang om dagen, nemlig om morgenen. Beskederne der følger så samme arbejdsgang som mine e-mails.
- Gennemgang af bankkonti. Hvis der er kommet indbetalinger fjernes fakturaen fra ”I gang” mappen og arkiveres.
- Gennemgang af dagens opgaver i kalenderen. Jeg går ikke i gang med dem, men jeg kalder kalenderen frem, for at danne mig et overblik over dagens opgaver.
Det var så morgenrutinen. Inklusive brygning af en kop te, tager den sjældent over 20-25 minutter. Herefter starter jeg så på dagens arbejdsopgaver, som står i min kalender.
Herefter kører jeg arbejdsdagen efter min kalender, dog lige med en enkelt indskudt ting. Jeg bor på landet, så jeg får først post klokken 14, så omkring 14.30 plejer jeg at tømme min postkasse og behandle posten med det samme. Jeg får sjældent flere breve end det kan ordnes på 15 minutter – men hvis det tager længere tid bliver det sat i kalenderen og brevet arkiveres i arbejdsmappen.
Herefter kører jeg arbejdsdagen efter min kalender – og så slutter jeg dagen af med:
Afslutningsrutine
- Kontrol af e-mail. Nu tager jeg så de ting der er dukket op i løbet af dagen og behandler dem på samme måde.
- Oprydning af skrivebord, både på computeren og kontoret! Der findes ikke noget mere demotiverende end et rodet skrivebord, og fordelen ved at tage det hver dag, er at det ikke tager særlig lang tid at rydde op.
Det var så to af mine rutiner, og disse to kører jeg hver eneste arbejdsdag.
Udover dem, har jeg ugentlige, månedlige, kvartals og årlige rutiner. Men min morgen- og afslutningsrutine er det fundamentale i mit arbejdssystem. Jeg håber de kan inspirere.
